Saadetise tollist vabastamiseks peab sihtriigi tolliamet teadma selle täpset sisu. Valede või eksitavate andmetega deklaratsiooni tõttu võidakse määrata trahv või saadetis konfiskeerida.

Saatja kohustus on uurida, kas saadetisele kehtivad impordi- või ekspordipiirangud (nt keelatud kaubad, karantiininõuded, piirangud farmaatsiatoodetele jne). Samuti tuleb välja selgitada, millised lisadokumendid (nt arved, päritolusertifikaadid, tervisetõendid, load, karantiinivolitused taimede, loomade, toiduainete jms puhul) võivad sihtriigis vajalikud olla.  

Tollivormistuse kiirendamiseks täida deklaratsioon inglise keeles (eelistatud), prantsuse keeles või lähte- ja sihtriigis lubatud keeles.

Saadetist peetakse olemuslikult kaubanduslikuks, kui sellega seoses toimub saatja ja adressaadi vahel rahaline tehing. 

• Iga saadetises sisalduvat eset tuleb üksikasjalikult kirjeldada, nt „puuvillased särgid meestele“. Üldised kirjeldused (nt „varuosad“, „näidised“ või „toidukaubad“) pole lubatud.  
• HS-tariifi kood (kuuekohaline) peab tuginema Maailma Tolliorganisatsiooni loodud harmoniseeritud kaupade kirjelduste ja koodide süsteemile.  
• „Päritoluriik“ tähendab riiki, kust kaup pärit on, näiteks riiki, kus see toodeti või kokku pandi. Kaubanduslike saadetiste saatjatel soovitatakse kirjeldatud teave lisada, sest see aitab tolliametil saadetisi kiiremini käsitleda. 
• Märgi ruut või ruudud, mis vastavad saadetise kategooriale. (Kaubanduslike saadetiste eksportimisel ei ole lubatud märkida „Kingitus (mittekaubanduslik)“.) „Kaubamüük (ettevõtjate vaheline)“ võib märkida ainult saadetiste puhul, mis saadetakse ühelt ettevõttelt teisele. „E-kaubanduse kaubad“ võib märkida ainult veebipõhise (ettevõtjalt tarbijale) tehingu tulemusel saadetavate saadetiste puhul.  
• Kui saadetise juurde kuulub luba või sertifikaat, siis märgi õigesse lahtrisse number. Kõigile kaubanduslikele saadetistele tuleb lisada kaubaarve.